אחת ליום, שבוע או חודש אוסף מנהל המכירות את אנשי המכירות, כולם או לפי מחלקה, לישיבה. חלק מזמן הישיבה מוקדש לתחקיר, שיקוף, או ניתוח אירוע מכירה (אחד או יותר)של נציגי המכירות.
מטרת ההליך המוצהרת (לימוד, תחקור, וכו’) חשובה, אך חשוב יותר המסר: כדי לשפר את תהליך המכירה ראשית יש לשקף אותו – להציג את אירוע המכירה הבודד של איש המכירות במדויק ובמפורט. אם כל אנשי המכירות משקפים את אירועי המכירה שלהם – נוצרת שקיפות בזרוע המכירות.
השיקוף והשקיפות מקנים לנציגי המכירות לימוד וניתוח אירועי המכירה כך שתוצאות המפגשים הבאים בינם לבין לקוחות פוטנציאליים יניבו מכירה.
תפקיד זהה ממלאים דו”חות נתוני המכירות. ככל שתדירות המכירה גבוהה יותר ומשך המכירה קצר יותר – נדרשים דו”חות על בסיס קצר יותר: שבועי, יומי או אף בזמן אמת.
בתחילת יום העבודה כל נציג מכירות בכל מחלקה (מוקד, סניף, שטח, וכו’) צריך לקבל לידיו את דו”ח המכירות המסכם ליום האתמול. הדו”ח היומי צריך להציג בראשונה את “השורה התחתונה” של הארגון כולו, של כל מחלקה (אחת מתוך כמה בזרוע המכירות) ושל כל נציג.
הנתונים יוצגו בהיררכיה (ראשונים יופיעו המחלקות ונציגי המכירות בכל מחלקה עם נתוני המכירה הגבוהים ביותר לתקופת הדו”ח), ויכללו את כל הפעילות שבוצעה בתהליך המכירה לתקופת הדו”ח: פניות, פגישות (או מגעים), הצעות מחיר, הזמנות, עסקאות, ביטולי עסקה וכו’. הנתונים יוצגו ביחידות מכירה ובערכים כספיים – מקום שישנם כאלו.
הדו”ח התקופתי יכלול יחסים אופרטיביים ברמת ארגון, מחלקה ונציג מכירות: אחוז סגירה, אחוז מכירה צולבת (אם יש), יחסי המרה משלב לשלב, נתח לקוחות לפי פלח, וכו’. נתונים חיוניים נוספים שיש לכלול בדו”חות הוא אחוזי העמידה ביעד התקופתי נכון לתאריך הדו”ח, ביחידות מכירה ובערכים כספיים ברמות הפירוט המתאימות.
רצוי לצרף לדו”ח נספח הכולל פירוט של נתוני הלקוחות שביצעו עסקאות לפי סוג עסקה, סוג לקוח ופילוחים נחוצים אחרים – למטרות משוב מנציגי המכירה ומנהלי המחלקות
פרט לדו”ח לתקופה המינימלית שנקבעה (יום, שבוע וכו’), יש להפיץ (בנוסף) דו”חות מסכמים או מצטברים לתקופות ארוכות יותר: שבוע או מחצית חודש, חודש, רבעון וכו’.
האם זו השקעה נכונה של משאבי הארגון וזרוע המכירות? איזו השפעה, אם בכלל, תהיה לתוספת העלות בגין איסוף, רישום, פרסום ועיון תמידי בנתוני המכירות על המכירות עצמן? מי צריך את כאב הראש הזה כשההנהלה והלקוחות נושפים בעורף?
